Haluamme auttaa sinua pääsemään flow'hun. Saat kirjeessä viikottain vinkkejä, työkaluja ja näkökulmia miten työskentelet viisaasti, virtaavasti ja valmentavasti.
Maistiaisena ja introna sisältöihimme saat samalla 16-sivuisen Viisaan työn oppaan.
Kuuden minuutin sääntö: Mikäli et reagoi työviesteihin kuudessa minuutissa, jotain pahaa tapahtuu.
Etkö ole kuullutkaan moisesta? Todennäköisesti et, koska keksin sen juuri.
Sääntö ei kuitenkaan ole tuulesta temmattu. Ajanseurantasovellusta pyörittävä Rescuetime analysoi 185 miljoonaa tuntia käyttäjädataansa ja keskiarvo sille, kuinka tiheään ihmiset katsovat työskennellessään pikaviestimiä oli 6 minuutin välein.
Osa siis toteuttaa työssään parin minuutin ja jotkut tunnin tarkistusväliä, mutta keskiarvo on 6 minuuttia. Mutkat suoriksi johtopäätellen ihmiset noudattavat työviestinnässään kuuden minuutin sääntöä, ja tällaiselle käytökselle on vaikea keksiä muita järkeviä syitä (aspatehtävät pois lukien) kuin pelko.
Kaiken lisäksi tämä otos saatiin ihmisiltä, jotka tietoisesti seuraavat ajankäyttöään - veikkaan että lukema on vielä karumpi työelämässä laajemmin.
Mikäli katsot viestimiä muutaman minuutin välein, ei sinulla jää lainkaan keskittynyttä aikaa työtehtäville. Ja vaikka sellaista aikaa välistä olisikin, niin keskittymiskyky on niin pirstaleina, ettei keskittymisestä tule mitään.
Kuusi minuuttia on aivan hullu lukema ja kertoo paljon (työ)elämästämme. Ihmiset ovat kiinni pinnallisen työn kierteessä, jossa he vilkuilevat viestimiä jatkuvasti. Pahimmillaan homma lähtee kollektiiviselle kierteelle, jossa koko työyhteisö ruokkii toistensa käyttäytymistä (hyperactive hivemind).
Tunnolliset ja palvelualttiit ihmiset katsovat viestimiä jatkuvasti, mutta lopulta menettävät kykynsä palvella toisia saati itseään, kun ajattelussa ei vain riitä enää kirkkautta eikä kaistaa. Huomaan itsekin ajoittain lipsuvani tähän hullunmyllyyn, vaikka sille ei työssäni ole oikeasti mitään tarvetta.
Viestinnästä tulee pinnallista ja viesteihin vastataan nopeasti, jotta ne saadaan pois pöydältä, ja siitä seuraa kymmenen viestin ketjuja asioista, jotka olisi voinut hoitaa kahdella viestillä.
Monilla on työssään jatkuva pelko siitä, että jotain menee ohi ja jossain odottaa jotain tärkeää. Työ on kuin kauhuelokuva, jossa monsteri voi hypätä minkä tahansa nurkan takaa. Ihmisten hermosto on jatkuvassa pakene tai taistele -tilassa, vaikka mitään fyysistä uhkaa ei ole. Tämän seurauksena ihmiset ovat päivän jälkeen aivan puhki, mutta työn varsinainen tuotos ei silti ole kovin suuri.
Eri työnkuvien työmäärä voi paperilla olla ihan kohtuullinen ja hallittavissa, mutta työnteon tavat ja kulttuuri viestinnän suhteen tuottavat aivan tarpeetonta kuormitusta. Epäilen vahvasti, että monet viestien vilkuilijat eivät edes käsittele viestejä kunnolla, vaan vain kurkkivat viestit läpi ja jättävät “prosessit auki” mieleensä, joka lisää tarpeetonta kuormitusta.
Mikäli viestimiä katsoisi reilusti harvemmin, esimerkiksi puolen tunnin välein, niin vaikutus olisi todennäköisesti vain positiivinen. Silloin olisi paremmin aikaa keskittyä eri tehtäviin pidempiä jaksoja ja itse viestintäkin saattaisi parantua, kun siihen voi keskittyä laadukkaammin eikä sitä tehdä niin pirstaleisesti.
Mikäli tämä kuulostaa työssäsi tutulta, ota asia esille tiimissäsi ja työyhteisössäsi. Sopikaa siitä, että mitkä ovat odotukset viestinnän suhteen, jotta ihmiset eivät keksi niitä itse. Luokaa pelisäännöt sille, missä kanavissa akuuteimmat asiat viestitään ja millaisia vasteaikoja eri kanavissa odotetaan. Pienikin keskustelu asiasta voi luoda monien työskentelyyn yllättävän paljon turvallisuutta ja levollisuutta.
Jos tämän haluaa viedä askeleen pidemmälle, niin asiasta voi sopia myös asiakkaiden kanssa. Monille asiakkaille tärkeää ei ole välitön tavoitettavuus, vaan selkeys siitä, että millä viiveellä ja mistä kanavista he voivat sinut tavoittaa. Mikäli tätä ei ole selkeytetty, he soittelevat tunnin jälkeen sähköpostiensa perään, joka kuormittaa molempia.
Laita viestiä, jos teksti resonoi ja kerro ihmeessä, jos työyhteisössäsi on otettu käyttöön keinoja, joilla viestinnän hullunmyllyä on saatu järkevöitettyä 🙂
“En voi lopettaa, kun to-do-listalla (tai mielessä) on vielä yksi prosessi kesken.”
Edellä mainittu on lähes päivittäin mieleeni kumpuava ajatus. En aina kuuntele tai tottele sitä, mutta erittäin usein se mieleeni tarjoutuu. Joskus olen siitä tietoinen, joskus en, mutta siellä se monesti lymyää.
Minulle vaikeaa ei (pääosin) ole aloittaminen, vaan lopettaminen. Tunnen pientä kipua, ahdistusta ja turhautumista, jos joudun jättämään asiat kesken tai minulta jää suunniteltuja asioita tekemättä. Takerrun siihen, että kaikki tulee olla valmista ennen kuin voin siirtyä eteenpäin.
Vastapainona nautin suuresti siitä, kun pystyn saamaan asioita pois pöydältä ja sulkemaan prosessit. Kun sitoudun asiaan x, minun on vaikea olla toimittamatta sitä.
Tänä aamuna mieleeni juolahti kutsua tätä kaikki valmiiksi -syndroomaksi.
Edellä kuvatusta ajattelusta on hyötyä aikaansaannin muodossa, mutta ilmiselvä haaste on, että työssä on lähes jatkuvasti prosesseja, jotka eri syistä jäävät auki. Prosesseja tulee myös loputtomasti lisää, työ ei kokonaisuutena tule varsinaisesti koskaan valmiiksi.
Hullunkurisinta tämä ajattelu ja turhautuminen on silloin, kun se syntyy vain omista ideaaleista ilman todellista tarvetta. Esimerkiksi silloin kun olet tehnyt itsellesi (ylioptimistisen) to-do-listan päivälle ja se jää kesken, ja mikään asia ei ole akuuttia. Eli kyseessä on täysin itse luotu tilanne. Ei kovin viisas syy ahdistua, mutta tämä ajattelu ei katso rationaalisuutta.
Mistä tämä kumpuaa? Mielestäni syvemmällä tasolla kyse on hallinnasta. Keskeneräinen prosessi tai aikaansaamaton asia viestii mielelleni tai sen osille hallinnan puutteesta - riippumatta siitä onko hallinnan puute todellista. Olen synnynnäiseltä biotemperamentiltani ylikontrolloiva, ja ylikontrollia painottava oli myös kasvuympäristöni. Siihen vielä mausteeksi vaativuuden tunnelukkoa ja suorittamista adaptiivisena selviytymisstrategiana päälle ja avot!
Toki edellä mainitut ovat toimivia keinoja viisaaseen työhön riippumatta siitä oletko ylikontrolloiva, mutta erityisesti silloin.
Meinasin muuten myöhästyä tapaamisesta, kun kirjoitin tätä enkä halunnut lopettaa ennen kuin saan tekstin valmiiksi 😅
Tunnistatko itselläsi samaa? Laita viestiä ja kerro kokemuksistasi 🙂
- Jussi
Moni meistä maksaa monitohelointiveroa - miten on sinun laitasi?
Et voi keskittyä moneen kognitiivisesti vaativaan asiaan yhtaikaa. Se mitä multitaskatessa eli monitoheloidessa oikeasti tapahtuu on että huomiosi pomppii tehtävien välillä.
Pomppimisesta syntyy tehtävänvaihtokustannus, joka maksetaan verona, ja tämä vero on progressiivinen. Mitä enemmän kontekstin- ja tehtävänvaihtoja sinulla on päiväsi aikana, sitä suurempaa veroa maksat.
Maksat veroa tuottavuudestasi ja hyvinvoinnistasi. Vero on tulonsiirtoa työnantajaltasi ja hyvinvoinninsiirtoa sinulta. Mikäli olet yrittäjä tai provisiopalkkainen, niin tulonsiirtokin kohdistuu sinuun.
Mihin vero sitten menee? Ei kenellekään. Kukaan ei suoraan hyödy monitoheloinnistasi. Välillisiä hyötyjiä voivat olla somealustat, uutissivustot ja muut huomiosi kaappaajat. Sinun kannaltasi ikävimmässä tapauksessa terapeutit ja psykologit.
Tämän veron suhteen annan sinulle rohkeasti luvan tehdä verosuunnittelua ja optimointia ilman pelkoa siitä että joku sen tuomitsisi. Et myöskään saa mätkyjä vähemmästä veron maksamisesta.
Mikäli pöydälläsi on paljon palloja, älä pidä niitä rivissä, vaan jonossa.
Työnkuvan ja työn luonteen takia harva meistä voi eliminoida kaikki tehtävän- ja kontekstinvaihdot. Niitä kannattaa kuitenkin pyrkiä minimoimaan.
Keinot eivät ole rakettitiedettä ja ovat vanhoja tuttuja. Niputa samankaltaiset tehtävät, poista ilmoitukset, vaali aikaa syvälle työlle, tee itsellesi pelisäännöt tai not-todo-lista sekä suunnittele työsi ja tee mitä suunnittelet.
Tämä teksti oli herättely ajatella asiaa uudesta näkökulmasta. Mikäli käytännön keinot kiinnostavat syvemmin, niitä löytyy syksyisestä Viisaan työn vinkkihetkestä videona, audiona tai tekstinä.
Toivon sinulle vähäveroisempaa loppuviikkoa 😊
- Jussi
Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia koko työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamani puheet ja valmennukset työyhteisöille.
Viime viikon artikkelissa puhuin (työ)ajankäytön seurannasta Rescuetimen avulla. Se herätti muutamissa lukijoissa kysymyksen:
"Pitääkö minun seurata itseäni mittareilla?"
Ei pidä. Mutta voit seurata. On mielestäni hyödyllistä tulla tietoiseksi omasta ajankäytöstään - ja käyttäytymisestään ylipäätään.
Toki lukuihin ei kannata takertua liikaa ja on hyvä hahmottaa kokonaiskuva siitä mitä luvut osaavat kertoa ja mitä ne eivät osaa. Luvut ovat vain datapiste käyttäytymisestäsi ja niitä tulee katsoa sopivalla suodatuksella ennen johtopäätöksiin hyppäämistä. Parhaimmillaan mittarit ja niiden tarjoamat lukemat voivat kertoa jotain mitä oma tuntuma ei riitä havainnoimaan, etenkin pitkällä tähtäimellä. Pahimmillaan luvut harhauttavat tai sokeuttavat yksiulotteiseen tarkasteluun.
Monesti kuulen ihmisten sanovan esimerkiksi Oura-sormuksesta, että “miksi pitää seurata omia lukuja ja kokea huonoa omaatuntoa?” Tässä on mielestäni tehty pari harhauttavaa oletusta. Ensinnäkin mittareita ei pidä käyttää, vaan niitä voi käyttää, koska kukaan ei tähän pakota. Toisekseen huono omatunto ja syyllisyys lukujen toteutumattomuudesta ei lähtökohtaoletus, vaan mielestäni seurausta ideaaleihin takertumisesta.
Lukujen suhteen saa kyllä olla tavoitteita ja luvut ovat hyvä peili tavoitteiden toteutumiselle. Mutta kuten kaikissa työkaluissa, tärkeää on niiden taitava käyttö - näin myös lukujen kanssa. Ole tarkkana, ettei sinusta tule lukujen renki.
Mietin myös, että jos tieto omasta käyttäytymisestä herättää tuskaa, niin se ei ole itsestäänselvästi negatiivinen asia. Negatiivista se on sitten, jos tietoa jää märehtimään eikä tee mitään muutoksia käyttäytymiseensä tiedon pohjalta. Tai jos tiedolta vain piiloutuu. Luontaisesti voi olla elämäntilanteita, missä ei ole tarvetta yhdellekään lisäkuormitukselle, mutta mielestäni normaalissa arjessa terveen ihmisen on vastuullista pystyä kohtaamaan ja hyväksymään tieto omasta käyttäytymisestään.
Mittaa siis itseäsi kuten sopivalta tuntuu, ole tietoinen suhteestasi lukuihin, hyväksy luvut datana ja toimi tarvittaessa niiden pohjalta 🙂
- Jussi
Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia koko työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamani puheet ja valmennukset työyhteisöille.
Haluamme auttaa sinua pääsemään flow'hun. Saat kirjeessä viikottain vinkkejä, työkaluja ja näkökulmia miten työskentelet viisaasti, virtaavasti ja valmentavasti.
Maistiaisena ja introna sisältöihimme saat samalla 16-sivuisen Viisaan työn oppaan.
