Kuuden minuutin sääntö ja hyperaktiivinen hullunmylly

Kuuden minuutin sääntö: Mikäli et reagoi työviesteihin kuudessa minuutissa, jotain pahaa tapahtuu.

Etkö ole kuullutkaan moisesta? Todennäköisesti et, koska keksin sen juuri.

Sääntö ei kuitenkaan ole tuulesta temmattu. Ajanseurantasovellusta pyörittävä Rescuetime analysoi 185 miljoonaa tuntia käyttäjädataansa ja keskiarvo sille, kuinka tiheään ihmiset katsovat työskennellessään pikaviestimiä oli 6 minuutin välein.

Osa siis toteuttaa työssään parin minuutin ja jotkut tunnin tarkistusväliä, mutta keskiarvo on 6 minuuttia. Mutkat suoriksi johtopäätellen ihmiset noudattavat työviestinnässään kuuden minuutin sääntöä, ja tällaiselle käytökselle on vaikea keksiä muita järkeviä syitä (aspatehtävät pois lukien) kuin pelko.

Kaiken lisäksi tämä otos saatiin ihmisiltä, jotka tietoisesti seuraavat ajankäyttöään - veikkaan että lukema on vielä karumpi työelämässä laajemmin.

Mikäli katsot viestimiä muutaman minuutin välein, ei sinulla jää lainkaan keskittynyttä aikaa työtehtäville. Ja vaikka sellaista aikaa välistä olisikin, niin keskittymiskyky on niin pirstaleina, ettei keskittymisestä tule mitään.

Hyperaktiivinen hullunmylly

Kuusi minuuttia on aivan hullu lukema ja kertoo paljon (työ)elämästämme. Ihmiset ovat kiinni pinnallisen työn kierteessä, jossa he vilkuilevat viestimiä jatkuvasti. Pahimmillaan homma lähtee kollektiiviselle kierteelle, jossa koko työyhteisö ruokkii toistensa käyttäytymistä (hyperactive hivemind).

Tunnolliset ja palvelualttiit ihmiset katsovat viestimiä jatkuvasti, mutta lopulta menettävät kykynsä palvella toisia saati itseään, kun ajattelussa ei vain riitä enää kirkkautta eikä kaistaa. Huomaan itsekin ajoittain lipsuvani tähän hullunmyllyyn, vaikka sille ei työssäni ole oikeasti mitään tarvetta.

Viestinnästä tulee pinnallista ja viesteihin vastataan nopeasti, jotta ne saadaan pois pöydältä, ja siitä seuraa kymmenen viestin ketjuja asioista, jotka olisi voinut hoitaa kahdella viestillä.

Monilla on työssään jatkuva pelko siitä, että jotain menee ohi ja jossain odottaa jotain tärkeää. Työ on kuin kauhuelokuva, jossa monsteri voi hypätä minkä tahansa nurkan takaa. Ihmisten hermosto on jatkuvassa pakene tai taistele -tilassa, vaikka mitään fyysistä uhkaa ei ole. Tämän seurauksena ihmiset ovat päivän jälkeen aivan puhki, mutta työn varsinainen tuotos ei silti ole kovin suuri.

Eri työnkuvien työmäärä voi paperilla olla ihan kohtuullinen ja hallittavissa, mutta työnteon tavat ja kulttuuri viestinnän suhteen tuottavat aivan tarpeetonta kuormitusta. Epäilen vahvasti, että monet viestien vilkuilijat eivät edes käsittele viestejä kunnolla, vaan vain kurkkivat viestit läpi ja jättävät “prosessit auki” mieleensä, joka lisää tarpeetonta kuormitusta.

Mikäli viestimiä katsoisi reilusti harvemmin, esimerkiksi puolen tunnin välein, niin vaikutus olisi todennäköisesti vain positiivinen. Silloin olisi paremmin aikaa keskittyä eri tehtäviin pidempiä jaksoja ja itse viestintäkin saattaisi parantua, kun siihen voi keskittyä laadukkaammin eikä sitä tehdä niin pirstaleisesti.

Mitä vastalääkkeeksi?

Mikäli tämä kuulostaa työssäsi tutulta, ota asia esille tiimissäsi ja työyhteisössäsi. Sopikaa siitä, että mitkä ovat odotukset viestinnän suhteen, jotta ihmiset eivät keksi niitä itse. Luokaa pelisäännöt sille, missä kanavissa akuuteimmat asiat viestitään ja millaisia vasteaikoja eri kanavissa odotetaan. Pienikin keskustelu asiasta voi luoda monien työskentelyyn yllättävän paljon turvallisuutta ja levollisuutta.

Jos tämän haluaa viedä askeleen pidemmälle, niin asiasta voi sopia myös asiakkaiden kanssa. Monille asiakkaille tärkeää ei ole välitön tavoitettavuus, vaan selkeys siitä, että millä viiveellä ja mistä kanavista he voivat sinut tavoittaa. Mikäli tätä ei ole selkeytetty, he soittelevat tunnin jälkeen sähköpostiensa perään, joka kuormittaa molempia.

Laita viestiä, jos teksti resonoi ja kerro ihmeessä, jos työyhteisössäsi on otettu käyttöön keinoja, joilla viestinnän hullunmyllyä on saatu järkevöitettyä 🙂

‍