Näyttöruudun ylänurkkaan ilmaantuu ilmoitus uudesta sähköpostista, koska sähköpostiohjelma jäi taustalle auki. Lähettäjä on sinulle harvoin viestivä tekniikasta vastaava henkilö. Niinpä avaat mailin, jos siellä onkin jotain akuuttia. Paljastuu, että viesti oli vain yleinen tiedoksianto kaksivaiheisesta varmistuksesta kirjautumisissa, joka on ollut sinulla kunnossa jo ajat sitten.
Mailissa huomaat samalla tuoreen sähköpostin, joka koskee asiakkaalle tänään lähtevää tarjousta. Et malta olla avaamatta sitä. Työkaverin pyytämä tarkennus tarjouksen sisältöön tuntuu pieneltä hommalta, joten päätät hoitaa sen alta pois, vaikka ajattelit palata siihen vasta iltapäivän puolella. Hiot myös vähän tarjouksen ulkoasua. Niinpä hommaan kuluu lopulta reilu vartti ylioptimistisesti arvioidun parin minuutin sijaan. Sinun tarvitsee antaa tarjoukseen liittyen pari täsmentävää kommenttia ja päätät, että ne on parempi antaa Slackissa, jossa viestitte normaalisti. Avattuasi Slackin huomaat, että sinut on tägätty #projektienhallinta-kanavan keskusteluun useita kertoja. Siellä käydään keskustelua työvaiheista, jotka liittyvät olennaisesti sinun vastuullesi ja haluat katkoa siivet muutamilta väärinkäsityksiltä, jotka harhauttavat keskustelua väärään suuntaan. Keskusteluun tulee samalla jatkuvasti uusia viestejä, ja koet töykeäksi olla vastaamatta myös niihin, kun olet selkeästikin linjoilla.
Jatkuvasti tavoitettavissa olemisen tarve voi olla illuusio, mutta se on silti hyvinvointia ja tuottavuutta heikentävä ongelma.
Lopulta asian huolellinen viestiminen ottaa aikaa parikymmentä minuuttia, vaikka keskustelu jää silti kesken. Saat asian kuitenkin johonkin päätökseen, päästät syvän huokauksen ja vaihdat kanavaa. Selaat #läppä-kanavan feediä, joka on täynnä tuoreita meemejä ja työpaikan inside-vitsejä. Kanavalla törmäät humoristiseen artikkelilinkkiin “How Agile Coaches Are Modern Day Shamans”.
Seitsemän minuuttia artikkelia luettuasi havahdut siihen, että mitä ihmettä oikein olet tekemässä, ja tärkeämpänä, mitä ihmettä sinun piti ihan alunperin olla tehdä. Joudut hetken kaivelemaan mielestäsi: “Niin, olin tekemässä tänään palautettavaa, pitkää asiakasraporttia.” Aloitit sen tekemisen kymmeneltä ja kello on puoli kaksitoista, mutta olet saanut aikaiseksi vain kansidian. Mietit, että pitäisikö ilmoitukset ottaa pois päältä, mutta hyödyllisyydestä huolimatta tajuat sen olevan sivuraide, ja päätät keskittyä tarmokkaasti raporttiin, joskin tällä kertaa huonolla omallatunnolla menetystä ajasta.
Nykytyö on täynnä viestintää. Osa siitä on ehdottomasti tarpeellista ja osa myös työtä virkistyttävää. Liian usein viestintä kuitenkin kääntyy kuormittavan puolelle, koska se on niin satunnaista ja sitouttavaa, jopa koukuttavaa. Viestintää ei voi poistaa, mutta usein sitä järkevöittää monella tapaa. Monissa organisaatioissa viestinnästä on selkeiden ja yhteisten pelisääntöjen sijaan orgaanisesti kehkeytyneet käytännöt ja oletukset. Niiden haasteena on se, että henkilöstön sisällä on usein monia erilaisia käytäntöjä, mutta ihmiset nojaavat silti oletukseen yhteisistä käytänteistä. Tämä tuottaa jatkuvaa, pientä kitkaa.
Pelisääntöjen puute johtaa helposti siihen, että työntekijät kyttäävät kaikkia viestintäkanavia, koska eivät tiedä, milloin ja mihin kanavaan saattaa tulla nopeaa reagoimista vaativia viestejä. Jatkuvasti tavoitettavissa olemisen tarve voi olla illuusio, mutta se on silti ongelma yksilön tasolla ja sitä kautta myös organisaatiolle. Tämä vuorostaan johtaa jatkuvasti keskeytyvään työntekoon, heikkoon keskittymiseen ja kasvaneeseen stressin määrään.
Vastalääke ovat selkeät, yhteiset pelisäännöt viestintään ja niiden yhdessä auki kirjaaminen paperille, jotta kaikki ovat samalla kartalla. Pelisäännöissä on hyvä sopia ainakin missä kanavissa mitäkin asioita viestitään, millä tyylillä ja milloin ihmisten aidosti odotetaan olevan tavoitettavissa. Etenkin kiireellisimpien asioiden viestinnästä kannattaa olla selkeät ohjeet, jotta niitä ei tarvitse kytätä kaikista kanavista. Eri viestintäkanavista on hyvä tarkentaa, että miten usein niitä odotetaan tarkistettavan. Esimerkiksi sähköpostista voi olla sopimus, että jokainen tarkistaisi sen kerran työpäivässä, jolloin lähettäjä voi olettaa, milloin hän viimeistään saa vastauksen.
Yksi hyvä käytäntö on, että käytössä on selkeät, aidot aikamääreet, eli ei Kiireellinen tai ASAP-viestejä. Ne nimittäin menettävät merkityksensä, jos niitä tulee paljon. Mistä tiedät, mikä on viiden ASAP-asian prioriteettijärjestys? Toinen on, että ei osallisteta ihmisiä viestiketjuihin vain, koska heidän “on kiva tietää”. Jos osallistetaan, niin kannattaa mainita viestin alussa, että heille asia on vain tiedoksi. Viestinnän kulkua olisi myös hyvä ennakoida “viestitenniksen” välttämiseksi. Esimerkiksi tapaamista sopiessa voi ehdottaa jo aikaa, paikkaa ja agendaa, jotta vastapuolen ei tarvitse kirjoittaa viestiä ehdottaakseen niitä ensin. Näin säästetään kaikkien aikaa ja edestakaisen viestinnän määrä vähenee.
Viestinnän viisastamiseen liittyvät muutokset voivat tuntua pieniltä nyansseilta, mutta niillä on suuri vaikutus, koska ne skaalautuvat niin laajasti jokapäiväiseen toimintaan. Jos organisaatiossa päästään esimerkiksi siihen, että viestien määrä putoaisi kolmasosalla menettämättä yhtään sisältöä, on tällä suuri merkitys tuottavuudelle ja yksilöiden kuormitukselle.
On hyvä muistaa, että viestinnästä ja sen kanavista sopiminen ei tietenkään sulje pois viestinnän rentoutta, emojien käyttöä ja muuta tunneilmaisua, sillä niillä on edelleen rooli varsinaisen työviestinnän keskelläkin. Sitten taas työhön vähemmän liittyvään, kepeämpään ja hulluttelevampaan keskusteluun on hyvä olla omat kanavansa, jotta olennainen viestintä on helposti löydettävissä. Pelisääntöjä sopiessa on hyvä tarkentaa, mitä kanavia ja sisältöjä pelisäännöt koskevat, jotta täysin offtopic-keskustelulle jää tilaa.
Viestintä on yleensä niin monia kuormittava asia, että sen järkevöittäminen herättää vähemmän vastalauseita. Joku voi toki olla sitä mieltä, että sopiminen on turhaa, koska kaikki ovat jo samalla kartalla. Jos näin on, niin pelisääntöjen auki kirjoittaminen on varmaankin erittäin nopea ja helppo prosessi?
Osa ihmisistä voi myös tykätä rennommasta linjasta ja kokea pelisäännöt kaavamaisiksi (“Mitä väliä jos lähettää yhden viestin sijaan kolme?”). Pelisääntöjä sopiessa on hyvä tarkentaa, että niiden tarkoitus ei ole puuttua viestien sisällölliseen sävyyn, vaan vain luoda raamia työn sujuvuudelle. Asian voi kääntää myös vastakysymykseksi: “Jos voit vaikuttaa asiaan, niin haluatko keskeyttää työkaverisi työn kerran vai kolmesti?” Mikään ei myöskään estä sitä, että jotkut henkilöt voivat keskenään viestiä omalla tavallaan.
Mikäli viestintäkäytänteet organisaation sisällä ovat moninaiset, voi niistä sopiessa syntyä tilanteita, että joidenkin yksilöiden vanhat tavat viestiä eivät enää ole uusien pelisääntöjen mukaisia. Usein muiden mielipiteen kuuleminen asiasta luo luontaisen syyn orientoitua uuteen tapaan, mutta joillekin vanhasta tavasta luopuminen voi tuottaa kitkaa. Ennen pelisäännöistä sopimista onkin hyvä pohjustaa, että niissä mennään tarkoituksenmukaisuus, työn sujuvuus ja yhteisön hyöty edellä. Jos enemmistö työyhteisöstä on sitä mieltä, että sisäinen viestintä tulisi siirtää kokonaan yhteen kanavaan pois sähköpostista, eikä asialle ole järkeviä vastalauseita, näin toimitaan.
Hyvä viestintä on oikea-aikaista, hyvin kohdennettua ja tukee työntekoa häiritsemisen sijaan.
Haluamme auttaa sinua pääsemään flow'hun. Saat kirjeessä viikottain vinkkejä, työkaluja ja näkökulmia miten työskentelet viisaasti, virtaavasti ja valmentavasti.
Maistiaisena ja introna sisältöihimme saat samalla 16-sivuisen Viisaan työn oppaan.